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Finanzbuchhaltung näher gebracht

"Die Zahlen müssen stimmen!", das wissen alle, die auf die Finanzbuchhaltung angewiesen sind. Dass hierfür wirklich unterschiedliche Systeme verknüpft werden können, hat IBTC mit einer individuellen Lösung für das Bistum Mainz gezeigt. Wichtiges Ziel hierbei war, die Anforderungen der Bistumsfinanzverwaltung zu erfüllen und gleichzeitig die Komplexität der Buchhaltung auch für ehrenamtlich in der Büchereiarbeit Engagierte gering zu halten. Durch intensive Zusammenarbeit zwischen dem Entwickler-Team und der Fachabteilung Büchereiarbeit, verbunden mit der fortlaufenden Reflexion auf Rahmenbedingungen und Gegebenheiten der Anwendergemeinde, konnte eine direkt passende Lösung in kürzester Zeit erstellt werden.

„NFK“ bedeutet „Neue Finanzbuchführung Kirchengemeinden“ im Bistum Mainz. „DIAMANT“ ist das hierbei verwendete EDV-System, in das auch die Kirchengemeinden voll eingebunden sind - somit auch die Büchereien. BVS unterstützt diese Finanzprozesse durch die Bereitstellung von Daten und wesentlichen Funktionen für die Export-Import-Schnittstelle in DIAMANT:

  • Automatisiertes Ersetzen/Ergänzen des BVS-Kontenrahmens durch den DIAMANT-Sachkontenrahmen
  • Automatisierte Erstellung der DIAMANT-Excel-Importdatei in BVS einschließlich einer Testexport-Funktion
  • Automatisierte Erstellung der begleitenden Unterlage zur Buchhaltung für die DIAMANT-Excel-Importdatei
  • Erfassung von DIAMANT-IDs bei den Bücherei-Stammdaten sowie Wiederverwendung von Buchungsinformationen
  • An den DIAMANT-Kontenrahmen angepasste Finanzstatistik und aufgrund des DIAMANT-Kontenrahmens gebildete Finanzzahlen für die DBS

Mehr über den Einsatz vom BVS in der NFK mit Beschreibungen und Erklärvideos gibt es auf der Homepage der Fachstelle für Büchereiarbeit Mainz. Dort ist auch der übergreifende Ansatz aus der Digitalstrategie der Fachstelle zur gewählten Vorgehensweise zu finden.